In einer Personalcontrolling-Auswertung heute habe ich unseren Personalleiter ein bisschen verzücken können. Ich habe eine Excelfunktion ausprobiert, die ich bisher noch nicht verwendete: Sparklines. Musste ihm gleich erklären, wie sie funktionieren und die Idee für den Blogeintrag war geboren 😉 Habe noch zwei weitere, praktische Excelfunktionen für den Personalbereich dazugepackt – gleich weiterlesen und ausprobieren!
Mehr Übersicht in Personalauswertungen: Sparklines zum Anzeigen von Trends
Damit du gleich mitmachen kannst, habe ich dir eine Exceltabelle erstellt zum Mitmachen (eine Zeile ohne Sparklines) – einfach hier runterladen.
Jetzt fragen sich vielleicht ein paar: Hä, was sind Sparklines? Sparklines sind Trendlinen aus denen hier auf einen Blick in einem Zahlenwust die Tendenzen erkennen könnt. Der Vorteil gegenüber eines Diagramms finde ich liegt auf der Hand: Mehr Übersichtlichkeit auf einen Blick.
Beachte bitte: Sparklines funktionieren erst ab MS Excel 2013 aufwärts, in den anderen Versionen werden sie nicht angezeigt.
Jetzt folgt eine Anleitung, wie ich diese Sparklines erstellt habe, anhand der Exceltabelle zum Runterladen. Du kannst aber auch eine eigene Tabelle verwenden.
Klicke in das Feld in die die Sparkline eingefügt werden soll (es geht auch anders, aber dann sparst du dir einen Klick). Im Menüband „Einfügen“ wählst du die gewünschte Sparkline aus. In meinem Beispiel habe ich Linie ausgewählt.
Im Folgenden öffnet sich ein Pop-up Fenster in dem du eingeben kannst:
- Welcher Bereich soll „gesparklined“ werden? (=Datenbereich)
- Wohin soll die Sparkline eingefügt werden? (=Positionsbereich)
Und naja.. schon ist es fertig. Die Zelle mit der Sparkline kann dann einfach beliebig nach unten gezogen werden um auch in den nachfolgenden Zeilen die Sparkline anzuzeigen.
Weil das jetzt so schnell ging, habe ich noch zwei besonders praktische Excelfunktionen für dich.
Mach zwei zu Eins: Excelformel: Verketten
Leider habe ich das immer öfter: Nicht alle Daten, die ich bekomme sind in dem Format, in dem ich sie benötige. Nehmen wir an, deine Übersicht ist immer: Nachname, Vorname und jetzt bekommst du plötzlich die beiden Felder getrennt in zwei Spalten.
Bei einer Zeile kann man das natürlich händisch machen.. Aber meistens haben wir ja als Personalerinnen mit mehr Daten zu tun. Also was tun? Wir können beliebig Excelfelder miteinander zu einem Verknüpfen, mit der Formel =VERKETTEN(FELD1;FELD2). Damit das Komma noch dazwischen ist, kann man den Text mit Gänsefüßchen als Inhalt mit einfügen. Das sieht dann so aus:
=Verketten(B4;“, „; C4)
Oder habt ihr vielleicht genau das andere Problem?
Aus Eins mach Zwei: Text aus Spalten
Der Name und der Vorname stehen in einem Feld.. Und ich brauche aber beides getrennt! (kann natürlich auch die Adresse ein, Hausnummer und Straße in einem Feld, aber ich brauche es in zweien).
Dafür klickst du das Feld an, das du aufteilen möchtest B4 in meinem Beispiel und gehst dann im Menüband auf Daten und anschließend auf Text in Spalten. Achtung, die Spalte danach sollte leer sein! (wenn mehr als ein Komma drin ist, dann auch genauso viele Spalten dahinter)
Du kannst jetzt Excel das Kriterium sagen, nachdem eine Spalte gesetzt werden soll. Wenn du Komma und Leerzeichen auswählst, ersetzt Excel das Leerzeichen ebenfalls. Sonst hättest du am Ende eine Lücke und vor „Thorsten“ wäre noch ein Leerzeichen. Aber auch dafür gäbs eine Formel 😉 Oder Suchen und Ersetzen. Aber jetzt wieder zum Thema:
Im nächsten Schritt zeigt dir Excel das Ergebnis an. Gefällt es dir nicht, kannst du auf zurück klicken.
Ich klicke jetzt immer auf Fertig stellen, da mir ein weiterer Klick zuviel ist und ich mein gewünschtes Ergebnis bereits habe: Name und Vorname getrennt in zwei Spalten 🙂 Jetzt ziehe ich das ganze einfach in die zwei Spalten auf der rechten Seite und habe mein gewolltes Ergebnis!
Die Tipps haben euch hoffentlich etwas gebracht und ihr habt euch jetzt nicht fremdgeschämt für mich, dass ich es erklären wollte 😉 Lasst mir gerne einen Kommentar da! Habt ihr ein Problem beim Sparkeln oder Formeln? Einfach Kommentieren, ich helfe sehr gern!
Kimberly